De senaste åren har jag i all högre grad lagt märke till skillnader mellan skriftlig och muntlig information, exempelvis i samband med intervjuförfrågningar och vid kontakt med kundservice hos företag. Jag har också hittat både för- och nackdelar, samt lärt mig i vilka sammanhang jag ska förmedla mig muntligt eller skriftligt.

Som yngre skrev jag som jag talade, både i skolan och när jag skrev brev eller e-postbrev till de få personer som jag hade kontakt med. Jag skrev artigt och ibland lite väl detaljerat. Eftersom jag också fick långa svar tillbaka, fick jag heller aldrig några indikationer på att det kunde vara bra att fatta sig kortare i skrift. Mitt begränsade kontaktnät, och att jag aldrig var i kontakt med företag, gjorde att jag aldrig heller såg hur andra människor utanför min bekantskapskrets skrev.
Efter att jag börjat arbeta på Snabel-a, har jag lärt mig att människor ofta uttrycker sig olika i text och tal, i synnerhet i samband med intervjuer, då svaren via e-post oftast är kortare än när man träffas personligen eller talas vid per telefon. Jag själv har också fått lära mig att både fatta mig kortare via e-post och banta ned onödigt långa utläggningar, i syfte att få med så mycket information som möjligt på ett begränsat utrymme, men också för att läsaren inte ska tappa intresset. Nedan delar jag med mig av vilka för- och nackdelar som finns med både skriftlig och muntlig information.

Tankar kring skriftlig information:

Fördelarna är att informationen sparas och går lätt att återkomma till vid behov, såvida man inte förkastar den (raderar ett SMS eller e-brev, eller kastar bort lappar). Den är både användbar och viktig, och i vissa fall att föredra framför muntlig information. Nedan listar jag några exempel.

• Användarhandböcker, bruksanvisningar, vägbeskrivningar
  och recept förenklar utförandet av instruktioner som montering av produkter och gör det enklare att följa instruktioner.
  Ges sådana instruktioner muntligt är dem svårare att komma ihåg och måste ofta upprepas.
   

• Som läs- och skrivförståelse, vilket utökar förmågan
  att uttrycka sig i olika sammanhang och är en bra resurs
  för lärandet i skolmiljö.
  Utan läs- och skrivförståelse begränsas både förmågan att uttrycka sig och inlärning av ny kunskap.
   

• Fakta, budskap och information i böcker och på internet underlättar inlärning av ny kunskap och allmänbildningen.
  Det är mycket svårare att ta till sig och memorera fakta och kunskap muntligt.
   

• Anteckningar via kalendrar eller lappar är bra stöd för att lättare komma ihåg viktiga händelser som läkarbesök och möten.
  Skriver man inte ner sådan information glömmer man lättare bort den.
   

• För att kunna använda stödord, vilket gör att man bättre kommer ihåg information till viktiga uppgifter, som skolarbeten och nedskrivning av intervjuer (om man inte spelar in intervjun).
  Utan stödord kan det vara svårare att komma ihåg viktiga uppgifter.
   

• Som stöd för personer som har nedsatt hörsel eller talförmåga (förutsatt att personen inte har läs- och skrivsvårigheter).
  Det underlättar vid kontakt med personer som inte kan teckenspråk.
   

• Att beskriva sin arbetsplats i text vid intervjuförfrågningar underlättar för personer som har svårt att förklara sig muntligt, eller blir nervösa.
  Utan denna möjlighet ökar risken för missförstånd.
   

• Att göra en intervju via e-post underlättar efterarbetet enormt för en tidning eftersom intervjun i slutändan ändå publiceras som text.
  För personer som har svårt att lyssna av intervjuer skulle det bli oerhört svårt om de inte fick utföra intervjuer via e-post.
   

• För snabbare svar om viktiga saker, framförallt via SMS,
  utan att ta upp någons tid eller om man själv har ont om tid.
  Ibland kan ett samtal vara mer störande än ett mottaget SMS.
   

• Ha som underlag eller manus för att lära sig repliker till en pjäs eller som stöd för att hålla ett tal eller föreläsning.
  Utan dessa underlag och manus skulle många ha svårt att lära sig sina repliker eller minnas vad de ska ta upp på sina föreläsningar.
   

• För att nedteckna historier och musik då sådana verk
  kan bevaras och användas av senare generationers åhörare.
  Utan nedskrivningar skulle efterföljande generationer inte känna till alla intressanta och uppskattande verk.
   

• Som dokumentation för biografier över sedan länge avlidna personer (oftast för historiska personer av stor betydelse).
  Utan nedskrivningar skulle efterföljande generationer inte känna till alla intressanta och uppskattande historiska personer.
   

• Budskap, komplimanger och beröm i skrift sparas
  och går att komma tillbaka till och återminnas.
  Sägs budskapen muntligt, glöms de ofta bort efter ett tag.
   

• Praktiskt vid sökande efter krångliga ord samt ord på andra språk medan man lättare stavar fel om orden nämns muntligt.
  Nämns orden muntligt, kan man vara osäker på hur de stavas.
   

• Fördelaktigt med nedskrivna avtal så man lättare kan repetera vad som gäller.
  Skulle avtalen vara muntliga skulle det vara omöjligt att minnas bestämmelserna.
   

• Lättare att vidarebefordra skriven information än muntlig, särskilt via e-post och SMS.
  Man glömmer lättare bort muntlig information.
   

• Man kan förbereda och formulera sig bättre i text.
  Annars måste man vara mer spontan och snabb på att komma på vad som ska sägas, vilket vissa kan uppleva som en svårighet.

Om motsvarande information förmedlas muntligt är risken betydligt större att man glömmer bort den. En skolgång utan böcker skulle troligtvis leda till sämre skolresultat eftersom man lättare glömmer bort muntlig information jämfört med skriftlig. Musik och berättelser skulle inte kunna bevaras med undantag för folkmusik (traditionell musik) och folksagor som människor spelar och läser upp för nästkommande generationer. Utan skriftlig information skulle vi inte heller veta vår historia.

Situationer där jag hade föredragit skriftlig information

Eftersom jag har svårt att förklara mig verbalt (jag har inga talsvårigheter men har däremot svårt att formulera mig tydligt), föredrar jag att förmedla mina budskap via e-post och SMS. Jag skickar hellre en intervjuförfrågan via e-post än att ringa upp personen, eftersom jag blir nervös och stakar mig, vilket kan få den tillfrågade att bli irriterad eller ointresserad. Likaså vad gäller vid kontakt med företag då jag lätt missar att delge delar av informationen vid telefonkontakt, medan jag vid e-postkontakt kan formulera mig ordentligt och se till att jag faktiskt får med alla viktiga detaljer för att undvika missförstånd.
Detsamma gäller det omvända, om någon instruerar mig, vill jag ha skrivna instruktioner som komplement. Ber någon mig uträtta ett ärenden vill jag helst ha det nedskrivet eftersom jag lätt glömmer bort vad personen har sagt muntligt.

Dock har jag vid flera tillfällen hamnat i situationer där jag inte har haft den möjligheten, vilket har lett till missförstånd.

Situation 1:

När jag vid ett tillfälle kontaktade min bank för att reda ut ett problem med en transaktion (betalning via bankkort), kunde bankens kundtjänst endast nås via telefon. Eftersom jag inte är så bra på att förklara mig muntligt, var det troligtvis en bidragande orsak till varför rådgivaren gav ett alltför generaliserade svar, medan jag ville ha ett specialiserat svar som bara rörde den aktuella transaktionen. Om banken hade erbjudit kontakt via e-post, hade jag kunnat formulerat mig bättre, och därmed fått ett mer önskvärt svar, och problemet hade varit löst. Kort och gott har jag lättare att förklara mig skriftligt än muntligt.

Situation 2:

Jag upplevde samma problematik i samband med en intervjuförfrågan för några år sedan. När jag ringde till personen i fråga, bad han mig ringa upp hans fru. När jag väl talade med frun påtalade hon inledningsvis att jag "hackade", men tillslut förstod vi varandra och hon tyckte att jag kunde göra ett nytt försök. Dock svarade han inte och därefter rann det ut i sanden. Hade personen istället haft en e-postadress, hade jag använt mig av en mall för skrivna intervjuförfrågningar, och helt enkelt skickat förfrågan via e-post, utan några som helst missförstånd.

Nackdelarna är bland annat att skriven text kan feltolkas, i synnerhet vid konversationer via e-post, chatt, SMS och sociala medier. Både mer om detta och andra nackdelar listar jag nedan.

• Svaren från intervjuer via e-post är ofta kortfattade och tråkiga.
  Många tenderar i att korta ner sina svar i skrift jämfört med när man talas vid per telefon eller träffas.
   

• Svårare att ställa följdfrågor, i synnerhet om motpartens svar dröjer.
  Det tar både mer tid och energi att svara tillbaka med följdfrågor, jämfört med om man talas vid per telefon eller träffas.
   

• Ökad risk för missförstånd då kroppsspråk och tonfall
  går förlorad eftersom man bara har texten att utgå ifrån.
  Detta ökar risken för missförstånd och osäkerhet i hur budskapet ska tolkas.
   

• Frekvent användning av förkortningar ökar risken
  för missförstånd.
  Eftersom människor använder förkortningar olika mycket, ökar risken för missförstånd, i synnerhet om personerna inte känner varandra, och att alla inte känner till alla vanliga förkortningar. 
   

• Många tenderar i att skriva så kortfattat som möjligt.
  Detta ökar risken för missförstånd, samtidigt som mottagaren kan uppfatta avsändaren som tråkig, såvida man inte känner varandra.
   

• Skriva sina åsikter eller budskap på sociala medier.
  Detta kan få en väldigt missriktad respons, i synnerhet av personer
  i ens vän-lista, både av nära vänner och av de personer som man egentligen inte känner så väl.
   

• Negativ användning för att trakassera folk på internet.
  Vissa personer trakasserar eller skriver elaka saker om andra människor på olika internetforum, men klarar sig ofta för att de kan vara anonyma eller använda sig av ett alias.
   

• Är ett hinder för personer med läs- och skrivsvårigheter
  och dyslexi.
  Då många webbplatser och företag förmedlar sina budskap i form av långa texter, blir dessa personer handikappade och hamnar utanför.

Jag själv har egen erfarenhet av ovanstående punkter, framförallt när det kommer till e-postkonversationer där jag har fått otydliga eller extremt korta svar. Vanligt förekommande i dessa fall är att personen skriver kortfattat och utan några som helst artigheter i text men pratar väldigt tydligt, detaljerat och artigt vid en personlig träff. Självklart kan det vara bra att fatta sig kortare i text, men man bör också veta att alla personer inte är vana vid eller förstår alltför kortfattade meddelanden. Ingen ska behöva fråga vad avsändaren menar, utan det bör vara självklart redan vid första meddelande.

Tankar kring muntlig information:

Fördelarna är att de flesta förstår vanligt tal. Dessutom är det trevligare och mer socialt med ett samtal än vad det är att skriva till varandra. Nedan finns några exempel.

• Svaren från intervjuade personer och kundservice hos företag blir mer levande och detaljerade än via e-post.
  Då samtalet blir mer personligt och svaren mer utförliga, blir ofta helhetsintrycket mer positivt.
   

• Det går lätt att ställa följdfrågor och man får direktrespons.
  Då samtalet pågår kan man ge gensvar och följdfrågor utan fördröjning, och motparten kan svara omgående.
   

• Det går ofta fortare att både ställa en muntlig fråga och få ett muntligt svar än ett skriftligt, exempelvis om man har ett akut ärende hos ett företag.
  Ringer man in eller besöker företaget, tar de ofta hand om ärendet omgående, medan svarstiden via e-post kan dröja väldigt länge.
   

• Utöver ord tillkommer kroppsspråk, tonfall och övriga ickeverbala signaler, som gör att man lättare kan läsa av en annan människa.
  Detta ger både en bättre bild av vad personen säger och minskar risken för missförstånd. Ordspråket "En bild säger mer än tusen ord" passar också väldigt bra i sammanhanget.
   

• Lättare att få en helhetsbild av en människa jämfört med när man enbart skriver till den.
  Då människor läser av kroppsspråk och andra ickeverbala signaler får de ofta en bättre helhetsbild av hur en människa är som person, exempelvis när man har dejtat en person och sedan träffar den. Dock ska man samtidigt vara försiktig för ens dejt kan visa sig vara en otäck människa.

Situationer där jag hade föredragit muntlig information

Trots att jag som oftast föredrar att skriva, kommer de tillfällen då jag faktiskt tycker det är lättare att tala. Om jag enbart vill få en uppgift bekräftad, kan det gå fortare att ringa företaget eller personen i fråga, än att skriva. Vid ett tillfälle valde företaget till trots att svara mig skriftligt.
När jag inför en intervju ombord på en kryssningsfärja, kontaktade rederiet i fråga för att få avgångstiden bekräftad, skulle ansvarig återkomma efter ett möte på eftermiddagen. Eftersom jag hade ringt in till växeln förväntade jag mig att bli uppringd, men istället skickade den ansvariga ett SMS och påpekade att intervjupersonen måste tillfrågas. Då jag svarade tillbaka och undrade om vi kunde talas vid per telefon, bad hon om att få ringa upp nästa dag, vilket hon sedan gjorde och jag fick mitt svar. Hade hon istället ringt mig direkt, hade ärendet varit klart på mindre än en minut.

Jag: Jag och intervjupersonen har redan kommit överens om att jag ska få intervjua honom på erat fartyg, men jag undrar bara vilken avgång?"

Hon: Avgången klockan 12.

jag: Tack så mycket, då vet jag.

Nackdelarna är att muntlig information är svårare att komma ihåg, speciellt för den som har dåligt minne och har lätt att glömma bort vad som precis har sagts. Oavsett om jag instruerar någon annan eller själv blir instruerad, tycker jag det är svårt att enbart vara verbal. Ska jag instruera någon annan, eller beskriva vår verksamhet för någon som jag vill intervjua, har jag lätt att komma av mig, vilket jag redan har berättat om tidigare i texten. Nedan finns fler exempel på vilka nackdelar som finns med muntlig information.

• Större risk att man glömmer bort vad som sagts
  samt vad som ska göra, även om budskapen är tydliga.
  Har man dåligt minne eller är väldigt aktiv, riskerar man att glömma bort viktig information samt viktiga händelser som möten och andra inplanerade saker.
   

• Vid nedsatt hörsel eller talförmåga.
  Om någon av parterna har nedsatt hörsel eller talförmåga, ökar risken för missförstånd. I vissa fall kan kommunikationen vara nästintill omöjlig utan annat stöd.
   

• Svårare att memorera viktiga uppgifter.
  Det är betydligt svårare att memorera och minnas viktiga uppgifter och detaljer om man får dem muntligt.

Ibland kan jag verken skriva eller tala

Jag har verken talsvårigheter eller dyslexi, men har ändå svårt att nå fram med mina budskap, vilket i grunden beror på min neuropsykiatriska funktionsnedsättning. Utöver svårigheterna i att förklara mig tydligt i tal, har jag också svårt att snabbt formulera ihop en text. Jag behöver ofta lång tid för att få ihop ett e-brev, SMS eller artikel. Ändå förekommer det att vissa texter känns otillräckliga utan ett tydligt budskap, men att jag inte förstår vad som är fel. Dessutom har jag svårt att strukturera upp mina artiklar. Vid personliga möten kan min problematik leda till att folk tror att jag har svårare att förstå information än vad jag faktiskt har, vilket gör mig frustrerad.

Trots mina svårigheter, brinner jag för mitt skrivande och är samtidigt en pratglad person. Därför kommer jag aldrig att ge upp.